（1）由于某月结完账后将不能再输入和修改该月的凭证，所以使用会计软件时，结账工作应由专人负责管理，以防止其他人员的误操作。

（2）结账前应检查该月的所有凭证是否均已记账、结账日期是否正确、其他相关模块的数据是否传递完毕，以及其他结账条件是否完备。若结账条件不满足，则退出本模块，检查本月份输入的会计凭证是否全部登记入账，只有在本期输入的会计凭证全部登记入账后才允许结本月份的账。与记账不同的是，一个月可以记账数次，而只能结一次账。

（3）结账必须逐月进行，上月未结账也不允许结本月的账。若结账成功，则做月结标志，之后不能再输入该月的凭证和记该月的账；若结账不成功，则恢复到结账前的状态，同时给出提示信息，要求用户做相应的调整。

（4）年底结账，则系统自动产生下年度的空白数据文件（即数据结构文件。包括凭证临时文件、凭证库文件、科目余额发生额文件），并结转年度余额。同时自动对“固定资产”等会计文件做跨年度连续使用的处理。

（5）跨年度时因年终会计工作的需要，会计软件允许在上年度未结账的情况下输入本年度一月份的凭证；单位可以根据具体情况，将结账环境设置为：在上年未结账的情况下不允许输入本月的凭证。

（6）结账前应做一次数据备份，如果结账不正确可以恢复重做。

以上是一般财务软件的结账过程，因为软件设置得很固化，往往在使用的过程中给用户带来很大的不便。四方财务软件解决了这个问题，用户月结后，如果想修改凭证，只需要反结账就可以了。软件在默认的情况下是不自动结账的，用户在任何时候都可以修改自己做过的凭证，大大提高了操作的灵活性。如果设置了谨慎操作方式，也完全可以达到规范化管理模式。（规范化管理：指授权某用户可以修改凭证，反结账，打印，查询等等）